Arjen havainnoista uusiin näkymiin – digityökalu auttaa ilmiöiden tunnistamisessa

Yhteisövaikuttavuustyössä avainroolissa ovat kentän (lapsia, nuoria ja perheitä kohtaavien ammattilaisten ja yhteisön) toimijoiden arjen havainnot alueensa tapahtumista ja pienistä muutoksista. Merkittäviä ovat havainnot, jotka kertovat lasten, nuorten ja perheiden elämään vaikuttavista haasteista tai hyvinvointia edistävistä tekijöistä.

Miten tällaisia havaintoja kerätään nopeasti, notkeasti ja järjestelmällisesti laajalta ja monialaiselta joukolta?

Itla on kehittänyt arjen havaintojen keräämistä varten digitaalisen Näkymä-työkalun, joka otettiin käyttöön keväällä 2023 kahdella perhekeskusalueella Tampereella. Viime syksynä käyttöä laajennettiin kaikille Tampereen perhekeskusalueille.

Joukkoistetut, anonyymit havainnot

Näkymä jakautuu kentän toimijoiden ja pääkäyttäjien käyttöliittymiin. Kentän toimijoille Näkymä on appi ja sivusto, joiden kautta voi kertoa omia havaintoja lasten, nuorten ja perheiden arkea koskevista asioista.

“Havainto voi olla jotain, minkä huomaa työmatkalla ja kertoisi työkaverille kahvipöydässä, tai asia josta kuulee asiakastapaamisessa perheeltä“, Hirvonen selventää. “Kaikki havainnot ovat merkityksellisiä.”

Havainnot ovat anonyymejä, eivätkä kirjaajat näe toistensa havaintoja. Näin varmistetaan tasapuolinen käsittely ja vältetään tilanne, jossa jo tehdyt havainnot alkavat ohjata muiden huomioita.

Havaintoja tekevät kaikki perhekeskustyössä mukana olijat. Sivistys- ja sotetoimijoiden ja kolmannen sektorin lisäksi mukana on aktiivisia yhteisön edustajia – vaikkapa kauppiaita, apteekkareita tai vartijoita, joilla on halu edistää lasten ja nuorten asiaa.

Havainnoista ilmiöitä tekoälyn avulla

Näkymällä on perhekeskusalueilla pääkäyttäjät, joiden työnkuvaan kuuluu tiedolla johtamisen tuki tai kehitys. Näkymässä he pystyvät tarkastelemaan kertyneitä havaintoja ja löytämään tekoälyn avulla yhteyksiä muihin samankaltaisiin havaintoihin sekä tekemään ehdotuksia niihin liittyvistä Sotkanetin indikaattoreista ja paikallisuutisten otsikoista.

“Tekoälyavusteinen laaja haku on teknisesti nopea prosessi, mutta käyttäjän on analysoitava haun tulokset ja valittava niistä oleellinen tieto. Tekoäly ehdottaa, mutta ihminen valitsee ja yhdistää merkitykselliset kokonaisuudet ilmiöksi”, korostaa Hirvonen.

Tarvittaessa pääkäyttäjät voivat pyytää Näkymän avulla lisähavaintoja. Silloin havaintojen jättäjät saavat ilmoituksen, jossa pyydetään lisähavaintoja tietystä aiheesta laajasti tai rajatusti esimerkiksi varhaiskasvatuksesta tai nuorten vapaa-ajan piiristä.

Indikaattoritietoa, uutisia ja havaintoja yhdistämällä nähdään, millaisesta ilmiöstä on kyse. Näkymän pääkäyttäjä vie ilmiöt perhekeskustyön monialaisen johtotiimin käsittelyyn, jossa sitä tarkastellaan ilmiön rikastamista ja mahdollisia jatkotoimenpiteitä varten. Johtotiimi voi Näkymän välityksellä kertoa suunnittelevansa aloitetta ilmiöön liittyen, pyytää ideoita, kommentteja ja palautetta toimenpiteiden etenemisestä tai onnistumisesta sekä seurata ilmiön kehittymistä.

“Havaintojen jättämisestä on sanottu, että se on yhtä helppoa kuin Whatsappiin kirjoittaminen.”

Nopea reitti arjen ja johdon vuorovaikutukseen

Yhteisövaikuttavuustyön periaatteisiin sopivasti idea havaintojen keräämisestä syntyi yhteiskehittämisessä Tampereen alueen toimijoiden kanssa. Tavoite oli päästä varhain kiinni nouseviin alueellisiin signaaleihin, jotta resursseja voidaan kohdentaa suunnitelmallisesti ja ennakoivasti.

Uuden työkalun käyttöönotto vaatii uusien tapojen omaksumista. Välineen on oltava helppokäyttöinen ja motivoiva, ja siitä on viestittävä aktiivisesti eri tavoin. Näkymää kehitetään jatkuvasti käyttäjien palautteen perusteella. Tähän asti saatu palaute on ollut positiivista.

“Havaintojen jättämisestä on sanottu, että se on yhtä helppoa kuin Whatsappiin kirjoittaminen”, Hirvonen hymyilee.

Uudet ratkaisut eivät aina vaadi isoa rahoitusta

Jotta uusi työkalu jää aktiiviseen käyttöön myös alkuinnostuksen jälkeen, tulisi työkalun juurtua osaksi arjen työtä ja käyttäjien on koettava työkalun käyttö merkitykselliseksi ja mielekkääksi.

Viestinnän on tavoitettava havaintojen jättäjät – heidän tulee saada tietää, miten jätettyjä havaintoja on käsitelty, millaisia ilmiöitä alueella on tunnistettu ja mitä toimenpiteitä niistä on seurannut.

Tampereella on todettu, että Näkymän tulisi olla osa esimerkiksi tiimi- ja viikkopalavereita, työpaikoilla käytäviä keskusteluja sekä perehdytystä. Kun työkalu on saatavilla kaikille perhekeskustyössä mukana oleville sekä sidosryhmille, on työntekijällä aidosti mahdollisuus saada äänensä kuuluviin. Anonyymit havainnot menevät varmasti perille, ja jokainen niistä käsitellään.

“Ratkaisut eivät aina vaadi isoa rahoitusta. Havaintojen kautta voidaan huomata, että jokin toiminta kannattaa kohdentaa eri tavalla tai tehostaa sen viestintää. Osa ratkaisuista hoituu pienilläkin toimilla, laajemmat ilmiöt on mahdollista viedä kaupungin, kunnan tai hyvinvointialueen rakenteissa eteenpäin”, Hirvonen summaa.aisena.

Kirjoittaja: Ninnu Koskenalho

Teksti on julkaistu Yhteisövaikuttavuustyön uutisia -uutiskirjeessä. Uutiskirje ilmestyy noin kahdeksan kertaa vuodessa. Voit tilata sen sivun alalaidasta.